Водный транспорт · АПИРС
Как проектная компания сократила согласование документов с пяти до полутора дней
У АПИРС коммерческое предложение, договор или счёт проходили через несколько отделов. Когда документ задерживался, менеджеру приходилось искать ответственного в почте и переписках. По данным компании, после настройки маршрута согласований срок согласования КП и договоров сократился с пяти до полутора дней — на 3,5 дня, или 70%.
За этой цифрой не один «робот» в CRM. Команда разобрала путь обращения до договора, определила ответственных за решения, настроила задания для закупок и бухгалтерии, подключила входящие каналы и вывела показатели руководству. Весь цикл проекта от анализа до поддержки, согласно опубликованному описанию, занял шесть недель.
Почему согласование задерживало работу
АПИРС занимается проектированием, ремонтом и судостроительными работами для водного транспорта. Среди клиентов — B2B-заказчики и государственные организации. В компании более 30 сотрудников; в одной сделке могут участвовать продажи, проектировщики, закупки и бухгалтерия.
До проекта часть истории оставалась в почте и WhatsApp, сведения повторно вводили в 1С и другие инструменты. Коммерческое предложение, договор или счёт могли ждать решения несколько дней. Менеджер видел запрос клиента, но не всегда понимал, на каком сотруднике остановилось согласование и какое действие нужно для продолжения.
Проблема касалась и проектов. Если задачи по срокам контролируются вручную, руководителю сложнее увидеть задержку до того, как она затронет обещание заказчику. Кроме того, без общего учёта входящих обращений часть заявок может остаться без следующего шага.
Цель проекта была связать продажу, согласование документов и исполнение в один прослеживаемый маршрут. Для собственника это вопрос времени до договора и оплаты, для сотрудника — понятного следующего действия и ответственного.
Что обнаружили на разборе процесса
Первым узким местом оказалась подготовка коммерческого предложения. Данные клиента уже существовали, но их приходилось переносить в документ вручную. Вторым — потерянные письма и отсутствие напоминания по заявке, на которую давно не ответили. Третьим — согласования между отделами: они проходили по разным каналам и не оставляли единой истории решения.
Эти проблемы нельзя закрыть одной формой заявки. Нужно знать, кто готовит документ, кто его утверждает, кто отвечает за закупку и когда бухгалтерия получает счёт. Поэтому настройки начали с последовательности действий людей, а уже затем перенесли её в Битрикс24.
Как перестроили работу за шесть недель
Создали маршрут продажи до договора
Настроили воронку от источника обращения через квалификацию и КП к договору. Данные клиента используются при подготовке коммерческого предложения. Для заявок без ответа добавили напоминания, чтобы менеджер видел, когда нужно вернуться к клиенту.
Для бизнеса это означает более понятный контроль раннего этапа сделки. Руководитель видит не просто число новых лидов, а где они остановились и кто должен сделать следующий шаг. Конверсия зависит от работы команды и качества запросов; CRM лишь делает этот путь наблюдаемым.
Панель сделок по этапам Развели согласования по ответственным
Для документов, закупок и счетов настроили отдельные процессы с задачами и ответственными. При поступлении счёта бухгалтерия получает задание, а решения по документу остаются в карточке. Менеджеру больше не нужно восстанавливать маршрут согласования по нескольким перепискам, чтобы понять, у кого документ сейчас.
Здесь важен вклад руководителей АПИРС. Программа может передать задачу и напомнить о ней, но не утверждает договор вместо человека. Чтобы сократить ожидание, сотрудники должны договориться, кто принимает решение на каждом этапе и как фиксирует его в системе.
Подключили каналы и проектную работу
Телефонию, корпоративную почту и мессенджер связали с CRM. Новому запросу стало проще попасть в рабочую карточку, а истории коммуникации — остаться рядом со сделкой. Для контроля проектных задач использовали смарт-процессы: этапы и ответственные видны команде, а не только тому, кто ведёт личную таблицу.
Дали руководству четыре панели показателей
Настроили четыре панели по продажам и выполнению планов. Сотрудников обучили вести обращения и согласования по новым этапам. Панели полезны только тогда, когда данные в карточках актуальны; поэтому обучение было частью внедрения, а не приложением к уже установленной программе.
Как теперь проходит один документ
Менеджер получает обращение из подключённого канала и ведёт его в CRM. На основе данных клиента готовится КП. Если документ нужно согласовать, задача уходит ответственному сотруднику, а история замечаний и решения остаётся в карточке. После согласования договор проходит следующий этап; при поступлении счёта бухгалтерия получает своё задание. Руководитель может открыть маршрут и увидеть задержку без отдельного сбора статусов у четырёх отделов.
Такой порядок особенно важен в проектном бизнесе, где условия заказа обсуждают несколько специалистов. Клиент не должен ждать только потому, что внутри компании неясно, у кого сейчас документ. Содержание КП, цену и условия договора по-прежнему определяют люди; система фиксирует маршрут, ответственных и историю решения.
Что изменилось после запуска
По данным АПИРС, согласование КП и договоров сократилось с пяти до полутора дней. Компания также отмечает, что бухгалтерия стала обрабатывать счета в три раза быстрее, а руководители получили четыре панели показателей.
Для собственника главный результат — более короткий и понятный путь от запроса клиента до согласованных условий. Когда документ задерживается, можно увидеть не только сам факт задержки, но и этап, на котором она возникла. Это даёт руководителю возможность менять правила работы между отделами на основе конкретного маршрута.
Если ваши договоры ждут решения по несколько дней
Форайти бесплатно разберёт один реальный документ от обращения до счёта. Вместе с вашей командой определим, где возникает ожидание, кто должен принимать решение и какие данные нужны для проверки результата после изменений. Оставить заявку.