Туризм · Башгид
Как туркомпания собрала заявки из пяти каналов и начала видеть финансовый итог каждой группы
У «Башгида» турист мог написать на сайт, в почту, WhatsApp или ВК либо позвонить. Дальше менеджеру нужно было собрать состав группы, передать сведения гиду, подготовить документы и посчитать доходы и расходы поездки. Когда заявки, списки и финансы ведутся в таблицах и переписках, изменение в группе приходится переносить несколько раз.
каналов заявок в одном контуре
типа клиентов (частные туристы, школы, корпоративные заказчики)
Форайти связала пять каналов обращений с работой по тургруппе в Битрикс24. В одном маршруте появились заявка, состав участников, документы, сведения для гидов и финансовый отчёт по поездке. Руководитель получил возможность смотреть доходы и расходы конкретной группы, а не только общую сумму продаж за месяц.
Что делает «Башгид» и почему таблиц стало мало
Компания организует сборные, индивидуальные, школьные и корпоративные поездки по Башкирии. У каждой группы свой состав, возраст участников, программа, гид, оборудование и расходы. При продаже важно сохранить историю общения с туристом, а перед выездом — передать команде актуальный список людей и нужные документы.
До проекта данные о клиентах, группах и финансах хранились в Excel. Часть обращений приходила в почту, соцсети и по телефону без общей карточки. Если турист менял планы или добавлялся новый участник, менеджеру нужно было обновить список, передать его гиду и проверить, как изменение влияет на расчёт тура. Руководителю было трудно сопоставить заявки, отказы и финансовый результат разных групп.
Цель состояла не в том, чтобы собрать красивую воронку ради отчёта. Требовалось связать первое обращение с реальной поездкой и использовать одни и те же данные в продаже, документах и расчёте доходов и расходов.
Что настроили по этапам
-
Подключили пять источников заявок
К Битрикс24 подключили email, сайт, WhatsApp, ВК и телефонию. Для звонков использовали виртуальную АТС, для переписки в WhatsApp — интеграцию ChatApp. Новое обращение создаёт лид; по заявке, которая долго остаётся без движения, менеджер получает напоминание.
Сделки и звонки в Битрикс24 Это снижает зависимость от личного телефона или почты отдельного сотрудника. Руководитель видит источник обращения и дальнейший этап работы, а менеджер получает лид в общем рабочем контуре.
-
Связали заявку с туристической группой
Для группы настроили состав участников, возраст и списки для документов. На основе данных можно собрать WhatsApp-чат группы, не добавляя каждого туриста вручную по очереди. Менеджеру проще работать с изменениями: участник не остаётся только в переписке, а отражается в данных конкретной поездки.
Для гидов настроили списки туристов, групповые чаты, учёт оборудования и расходных материалов. Это помогает команде готовить выезд по актуальным данным группы, а не собирать информацию из отдельных таблиц и переписок.
-
Добавили расчёт доходов и расходов по поездке
В том же контуре учитываются поступления и затраты группы. Руководитель может открыть конкретный тур и увидеть его финансовый итог, а не только общую сумму продаж за месяц. Уведомления о продажах помогают следить за текущей динамикой, а расчёт доходов и расходов — разбирать экономику отдельной группы.
Аналитика сделок по источникам Для бизнеса это важный сдвиг в вопросе управления: «сколько поездок продали?» и «какие из них окупаются?» — разные вопросы. Настроенный отчёт позволяет обсуждать программу и цену конкретного тура на основе его доходов и расходов. Он не создаёт прибыль сам по себе: данные должны вовремя заносить сотрудники.
-
Учли работу гидов и разные типы клиентов
Для гидов добавили учёт оборудования и расходных материалов. Клиентов разделили на частных туристов, школы и корпоративных заказчиков; предусмотрели работу с дублями и отказами. Эти сегменты отличаются порядком продажи и повторного обращения, поэтому смешивать их в одном списке без признаков было неудобно.
Как теперь проходит одна поездка
Турист оставляет заявку в одном из подключённых каналов. Менеджер видит обращение в CRM, уточняет поездку и добавляет клиента в нужную группу. Состав участников используется для списка и документов; по нему же можно подготовить групповой чат. Перед выездом гид получает сведения о группе и оборудовании. Поступления и расходы относят к этому туру, после чего руководитель видит его финансовый итог.
Каждый шаг связан со следующим. Если участник меняется, актуальные данные группы используются дальше в документах и подготовке поездки. Если руководитель хочет сравнить два тура, он смотрит их состав и финансовый результат в одном рабочем контуре.
Что изменилось для команды и руководителя
Для пяти каналов настроили поступление обращений в общий рабочий список. Данные группы используются повторно для документов, чата и отчёта; гиды получают сведения о туристах и оборудовании в рабочем контуре. Руководитель может сопоставить доходы и расходы отдельных поездок и увидеть, где нужно пересмотреть программу или цену.
Форайти собрала обращения из пяти каналов в общий контур, настроила работу с группами, документами, оборудованием и финансовыми отчётами. В результате команда ведёт путь поездки от первого сообщения туриста до финансового итога группы в одной системе.
Если ваши поездки собираются в таблицах и чатах
На бесплатной первичной диагностике Форайти разберёт один тур от первого обращения до итогового расчёта. Посмотрим, где сведения о туристах приходится вводить повторно, как гид получает актуальный список и какие расходы нужно относить к группе, чтобы руководитель видел её реальный финансовый результат. Оставить заявку.