ФОРАЙТИ · чек-лист для собственника
Где компания теряет деньги: чек-лист поиска ограничения
8 проверок, чтобы найти одно ограничение, где потери стоят заметных денег — и куда смотреть первым.
Путь одного заказа: деньги чаще всего оседают на стыке отделов — там, где цепочка рвётся.
Компания теряет деньги тихо: показатели разложены по разным местам, отклонение всплывает уже после сделки. Ниже чек-лист из 8 проверок, который помогает найти одну точку, где потери стоят заметных денег. У Кровмонтаж46 после такой работы себестоимость производства снизилась на 2% (период: после внедрения, база: до проекта, источник: внутренние данные проекта Кровмонтаж46).
Шаг 1
Как пользоваться списком
Отметьте пункты, которые про вас. Дальше по числу отметок смотрите вывод: сколько проверок закрыто и куда смотреть первым. Один пункт — это одна конкретная проверка, без принципов и теории.
Шаг 2
Чек-лист: одно ограничение за один проход
Вы знаете, какая ошибка стоит заметных денег
КП посчитали по старому прайсу, и маржа ушла в минус. Потеря видна в цифрах по сделке. Если связи между ошибкой и деньгами не видно, ограничение искать негде: любая утечка будет казаться мелочью.
Есть доступ к данным
1С, CRM, выгрузки по заказам, таблицы менеджеров, данные кассы. Возьмите те данные, что подтверждают потерю. Без доступа к данным ограничение не находится, сколько ни обсуждай процессы.
Есть ответственный со стороны компании
Задача не находит владельца, если отвечают все. Нужен один человек, который держит изменения и отвечает за замер. Обычно это собственник или руководитель, включённый в работу.
Путь одного заказа виден целиком
От заявки до денег: заявка, расчёт, КП, договор, маржа. Если цепочка рвётся между отделами, деньги оседают на стыке. На проектах вижу, что стык продаж и склада или продаж и финансов даёт самые заметные потери.
Показатели определены одинаково у всех
Маржа, заявка, обработка значат у продаж и у финансов одно и то же. Разные определения дают споры на цифрах: два отчёта показывают разное, и непонятно, какой верный. Сверка съедает время.
Есть этапы и причины отказа
Сделки идут по одинаковым этапам, отказ фиксируется причиной из общего списка. Тогда видно, какие сделки зависли, у кого и что менеджер собирался сделать дальше.
Есть контроль просроченных задач
Следующий контакт назначен и виден в системе. Задача без даты откладывается до нового звонка клиента, а клиент уходит к тем, кто напомнил первым.
Результат проверяете по цифре с периодом и базой
До и после, за одинаковый период, на одной базе. Ощущение что стало лучше за результат не считается. Цифра без периода и базы ничего не доказывает.
Ориентир: в среднем закрыто 6 пунктов из 8 — этого достаточно, чтобы увидеть первое ограничение.
Кейс
Как это сработало у Кровмонтаж46
Клиент: Кровмонтаж46, стройматериалы и кровля. Что внедрили: 1С:УТ 11 и Битрикс24, автоматический раскрой металла, единые этапы и причины отказа, контроль просроченных задач.
Результат. Источник: внутренние данные проекта Кровмонтаж46. Период: после внедрения, база: до проекта.
Отдельно про цифру 240 000 ₽/год. До 40 часов в месяц переведены в денежный эквивалент по формуле: 80 000 ₽ ÷ 160 ч × 2 ч × 20 дн × 12 мес.
Это экономический эквивалент времени. Сокращения ФОТ здесь нет: компания не кладёт деньги на счёт и не урезает зарплату. Она возвращает себе рабочее время менеджера и направляет его на звонки и сопровождение сделок.
Что здесь важно для проверки: пункт 6 и пункт 7 закрыты. Стык продаж, склада и производства перестал терять время на уточнениях.
Было / стало
Таблица До / После
| Что смотрим | До проекта | После внедрения | Источник |
|---|---|---|---|
| Себестоимость производства | База: до проекта | Снизилась на 2% | Внутренние данные проекта Кровмонтаж46 |
| Время менеджера | Уточнения на стыке продаж, склада и производства | Высвобождение до 2 часов в день, до 40 часов в месяц | Внутренние данные проекта Кровмонтаж46 |
| Этапы сделок и причины отказа (пункт 6) | Проверка не закрыта | Единые этапы и причины отказа из общего списка | Внутренние данные проекта Кровмонтаж46 |
| Просроченные задачи (пункт 7) | Проверка не закрыта: контакт без даты | Контроль просроченных задач, дата следующего контакта видна в системе | Внутренние данные проекта Кровмонтаж46 |
| Эквивалент времени | — | До 240 000 ₽/год по формуле: 80 000 ₽ ÷ 160 ч × 2 ч × 20 дн × 12 мес | Расчёт, сокращения ФОТ нет |
Период сравнения: после внедрения к базе «до проекта». Одна база, одинаковый период, цифра с источником.
Шаг 3
Что делать, если галочек мало
Одной картины у вас пока нет. Ищите место, где ошибка стоит заметных денег, и начинайте с него.
Ограничение рядом. Возьмите одну задачу и один показатель, по которому будете проверять результат.
Нет данных и нет ответственного. Сначала откройте доступ к данным и выделите человека со своей стороны. Без этого ограничение останется на бумаге.
Вопросы
Частые вопросы
Сколько показателей нужно для старта?
Одного. Выбираем показатель, который подтверждает потерю, и по нему проверяем результат. Перечень из двадцати метрик растягивает старт.
Что делать, если данных нет вообще?
Проверьте, что уже есть: выгрузки по заказам, таблицы менеджеров, данные кассы. Часть показателей восстанавливается. Если доступа нет ни к чему, ограничение не найти.
Кто со стороны компании должен участвовать?
Один ответственный, который держит изменения и отвечает за замер. Обычно это собственник или руководитель, готовый участвовать в работе.
Через какое время видно результат?
По позиционированию ФОРАЙТИ горизонт работы 6–8 месяцев. Источник: brand/positioning.md, презентация v5. Отдельные изменения видно раньше, устойчивый результат проверяем на этом горизонте.
Что даёт чек-лист, если я не решусь на проект?
Один список проверок и понимание, где у вас первое узкое место. Этого достаточно, чтобы задать вопросы своей команде.
Диагностика
Записаться на бесплатный data-аудит
Хотите разобрать свой процесс? Запишитесь на бесплатный data-аудит.
На диагностике (примерно 2 часа, бесплатно, источник: brand/identity.md) разберём:
- где по вашим данным теряются деньги;
- какой путь проходит один заказ от заявки до денег;
- какой показатель вы будете проверять и на какой базе;
- есть ли доступ к данным и ответственный со своей стороны;
- какие изменения закрывают первое ограничение.
Дальше — один шаг, одна задача, один показатель для проверки результата.
Разбираем финансы, продажи, операционные затраты и системы учёта — находим скрытые убытки и даём план по их устранению за 7–10 дней.
- ✓ Карту финансовых утечек — точные цифры потерь по направлениям
- ✓ Пошаговый план — что менять, в каком порядке и за какой срок
- ✓ Аудит IT-систем и прогноз окупаемости до старта
